Otte etiketteregler for brug af meddelelser på arbejdspladsen

Best Practices for Courteous Messaging på arbejdspladsen

Ud over e-mails og telefonopkald er messaging blevet populær som en måde at styre kommunikation på arbejdspladsen og strømline projekter på jobbet.

Men som med alle kommunikationsmedier er der et par regler, som alle bør følge for at blive betragtet som en høflig kollega. Ved at udvikle gode messagingvaner kan du bruge messaging på en produktiv måde til at interagere med dine kolleger på en professionel og effektiv måde.

Brug af Messaging for Business

  1. Søg tilladelse til at indtaste. Ligesom du ville via telefonen, skal du altid spørge om det er en god tid at sende besked til brugeren på modtageren. Prøv, "Michael, har du et øjeblik? Jeg vil gerne stille et spørgsmål om forrige måneds finansieringsrapport. " Ikke alene spørger du om tilgængelighed, du slipper også emnet for forespørgslen. Hvis de er optaget, så spørg modtageren af ​​meddelelsen, når en god tid ville være at følge op.
  2. Indstillinger for sindstilgængelighed. Se på modtagerens tilgængelighedsindstillinger, før du sender en besked til en kontaktperson. Selv hvis du kan se din kollega er klart ikke "i et møde", er det måske ikke den bedste tid. Til gengæld skal du altid indstille dine indstillinger, så dine medarbejdere nemt kan se, om du er tilgængelig.
  3. Hold det kort. Chefen siger, at du har sin opmærksomhed ... nu hvad? Uanset hvad du gør, udøve korthed. Beskeder på arbejdspladsen er bedst, når kommunikationen er specifik og kortfattet - så kom til det! Stil dine spørgsmål og fortsæt med forretningen.
  4. Brug korrekt engelsk. Når du sender beskeder om arbejde, skal du holde slang og besked akronymer i skak og bruge korrekt engelsk i stedet. Ikke alene er det mere professionelt, det hjælper med at undgå forstyrrelsen af ​​at skulle forklare slang eller forkortelser med nogen, som mange ikke er så kloge som dig selv. Glem ikke tegnsætning og korrekt stavning heller.
  1. Undgå lange samtaler. Hvis din chat-session begynder at trække i overarbejde, foreslår du et møde fra ansigt til ansigt, så du kan opretholde et effektivt arbejdsmiljø.

Bedste fremgangsmåder til messaging på arbejdspladsen

  1. Følg kontorpolitikker. De fleste it-afdelinger er leery af at tillade associerede ledere at downloade software til deres computere. Find ud af, hvilke stationære og mobile applikationer og platform dit firma godkender, og brug dem udelukkende, når du arbejder.
  2. Få et skærmnavn til arbejde. Mens dine venner måske tror, ​​at din messaging-moniker er sød eller sjov, kan dine kontaktpersoner være fornærmet eller danne et mindre end stjernebillede af dig, når du har set dit skærmnavn. Overvej at få et arbejde-kun brugernavn. Du kan altid bruge dit arbejde login med venner og familie, hvis du foretrækker at opretholde en enkelt konto.
  3. Business-Friendly Beskeder. Husk, at dine meddelelser til dine kollegaer, chefer, kunder og leverandører altid skal være professionelle, selv når du sender beskeder. Sæt de politiske GIF'er, den lyse appelsintekst og de sjove billeder væk, og hold dem sammen med traditionelle skrifttyper som Arial eller Times New Roman. Du kan altid bruge en emoji til at uddybe din kommunikation, hvis det er noget, som dine andre kollegaer gør, og det passer inden for din virksomheds kultur, men brug ikke noget, som ikke passer til arbejde. Overvej at spore din messagingprofil med et forretningsmæssigt godt billede, firmalogo og arbejdsrelaterede kontaktoplysninger. Nu er du sat til forretning.

Opdateret af Christina Michelle Bailey, 6/28/16